Projetos complexos.
Decisões mais claras.

Em minhas aulas, costumo perguntar quem já reformou uma casa ou fez um pequeno reparo.

É comum ouvir respostas que seguem o mesmo roteiro: “custou muito mais do que eu imaginava”, “demorou muito mais do que o previsto” e “aproveitei para fazer mais algumas mudanças”. No fim, aquela pequena reforma se tornou um projeto completamente diferente do planejado.

No livro Como Fazer Grandes Coisas, Bent Flyvbjerg e Dan Gardner contam a história de David e Deborah, que decidiram reformar a cozinha de seu apartamento no Brooklyn. O plano era investir cerca de US$ 170 mil e voltar para casa em três meses. A realidade foi outra: a reforma terminou custando aproximadamente US$ 800 mil e acumulou cerca de 18 meses de atraso.

Depois da demolição, apareceram problemas estruturais. Em seguida, vieram decisões que, isoladamente, pareciam razoáveis: trocar o piso, reformar a lareira, deslocar o lavabo, modificar a escada e criar uma lavanderia. Nenhuma mudança parecia grande, mas, somadas, transformaram completamente o escopo do projeto.

Esse fenômeno não se limita às reformas residenciais. Nos projetos de capital, também somos naturalmente otimistas. Tendemos a acreditar que nosso projeto será mais simples, terá menos riscos e seguirá um caminho diferente das experiências anteriores.

É nesse ponto que o Front-End Loading (FEL) faz diferença. O FEL cria mecanismos para desafiar esse otimismo antes que os maiores investimentos sejam comprometidos. O amadurecimento de objetivos, alternativas, premissas, escopo, riscos e estratégia de execução aumenta a qualidade das decisões e reduz a necessidade de mudanças durante a implantação.

Planejar melhor não elimina todas as surpresas. Mas reduz a probabilidade de que pequenas decisões iniciais se transformem em grandes impactos de prazo, custo e desempenho durante a execução.

Referências: Bent Flyvbjerg e Dan Gardner, Como Fazer Grandes Coisas (2023); Bent Flyvbjerg, “From Nobel Prize to Project Management: Getting Risks Right” (2006).

Um gate de Front-End Loading (FEL) não deveria responder apenas se os documentos foram entregues. Ele deveria responder se a organização já sabe o suficiente para assumir o próximo compromisso de capital.

Esse é um ponto simples, mas decisivo. Quando o gate vira checklist, o projeto pode avançar com entregáveis “concluídos” e, ao mesmo tempo, manter lacunas relevantes no escopo, premissas frágeis, riscos sem tratamento e estimativas com baixa confiabilidade.

A função do gate é outra: testar a maturidade da decisão.

Na prática, uma avaliação consistente deveria integrar pelo menos quatro dimensões:

• clareza do caso de negócio e dos benefícios esperados; • maturidade do escopo e alinhamento entre as partes; • qualidade das estimativas de custo e prazo; • riscos, incertezas e ações necessárias antes da próxima fase.

Ferramentas como o Project Definition Rating Index (PDRI) ajudam a tornar essa conversa objetiva. O Construction Industry Institute apresenta o índice como apoio à identificação de lacunas de definição e riscos antes do projeto detalhado e da construção. O Departamento de Energia dos Estados Unidos associa o planejamento inicial e o PDRI à maturidade necessária antes do estabelecimento da linha de base. Já o Government Accountability Office reforça a importância de estimativas confiáveis e análises de risco para decisões de investimento.

Um gate robusto não existe para “aprovar a fase”. Existe para proteger o valor do investimento.

Tive a satisfação de conduzir, ao lado de Mariana Carneiro, o treinamento de Governança e Metodologias de Projetos para a equipe da Pelotização do Complexo de Tubarão, em Vitória (ES).

Durante o treinamento, abordamos os principais conceitos e práticas relacionados à governança de projetos e programas, com ênfase na metodologia Front-End Loading (FEL) como base para aumentar a previsibilidade, reduzir riscos e apoiar decisões de investimento ao longo do ciclo de vida dos projetos.

Entre os temas discutidos, destacam-se:

• governança de projetos e programas; • metodologia FEL e seus principais marcos e entregas; • gestão da maturidade dos projetos; • estruturação e gerenciamento de programas; • integração entre estratégia, engenharia, implantação e operação.

Mais do que apresentar ferramentas, a proposta foi criar uma visão compartilhada sobre como decisões bem estruturadas nas fases iniciais aumentam a qualidade da implantação e protegem o valor do investimento.

A participação ativa da turma e a troca de experiências reforçaram um ponto essencial: governança só gera resultado quando os papéis, critérios e decisões são compreendidos por todos os envolvidos no ciclo de vida do projeto.