Quando uma pequena reforma revela por que grandes projetos falham

Em minhas aulas, costumo perguntar quem já reformou uma casa ou fez um pequeno reparo.

É comum ouvir respostas que seguem o mesmo roteiro: “custou muito mais do que eu imaginava”, “demorou muito mais do que o previsto” e “aproveitei para fazer mais algumas mudanças”. No fim, aquela pequena reforma se tornou um projeto completamente diferente do planejado.

No livro Como Fazer Grandes Coisas, Bent Flyvbjerg e Dan Gardner contam a história de David e Deborah, que decidiram reformar a cozinha de seu apartamento no Brooklyn. O plano era investir cerca de US$ 170 mil e voltar para casa em três meses. A realidade foi outra: a reforma terminou custando aproximadamente US$ 800 mil e acumulou cerca de 18 meses de atraso.

Depois da demolição, apareceram problemas estruturais. Em seguida, vieram decisões que, isoladamente, pareciam razoáveis: trocar o piso, reformar a lareira, deslocar o lavabo, modificar a escada e criar uma lavanderia. Nenhuma mudança parecia grande, mas, somadas, transformaram completamente o escopo do projeto.

Esse fenômeno não se limita às reformas residenciais. Nos projetos de capital, também somos naturalmente otimistas. Tendemos a acreditar que nosso projeto será mais simples, terá menos riscos e seguirá um caminho diferente das experiências anteriores.

É nesse ponto que o Front-End Loading (FEL) faz diferença. O FEL cria mecanismos para desafiar esse otimismo antes que os maiores investimentos sejam comprometidos. O amadurecimento de objetivos, alternativas, premissas, escopo, riscos e estratégia de execução aumenta a qualidade das decisões e reduz a necessidade de mudanças durante a implantação.

Planejar melhor não elimina todas as surpresas. Mas reduz a probabilidade de que pequenas decisões iniciais se transformem em grandes impactos de prazo, custo e desempenho durante a execução.

Referências: Bent Flyvbjerg e Dan Gardner, Como Fazer Grandes Coisas (2023); Bent Flyvbjerg, “From Nobel Prize to Project Management: Getting Risks Right” (2006).